“Ciao, sei disponibile per un matrimonio il 28 ottobre? Qual è il tuo cachet? Fai anche musica jazz? Aspetta, devo chiedere al mio fidanzato…”. Se hai mai gestito booking per artisti o eventi, conosci questo incubo: conversazioni che si trascinano per giorni, domande che si ripetono all’infinito, dettagli che si perdono tra un messaggio e l’altro. Il risultato? Opportunità che sfumano nei ritardi. Ex Machina pone fine a questo circo con un chatbot AI ma non è il solito assistente virtuale che fornisce risposte a volte corrette, a volte inventate, quindi inaffidabile.
Dal caos all’efficienza
Prima di questo progetto, ogni richiesta di booking su Stagend.com seguiva lo stesso copione frustrante: scambi infiniti per definire il repertorio, necessità di coordinare terze persone, dettagli logistici e di prezzo negoziati messaggio per messaggio. Un processo che poteva estendersi per giorni o addirittura settimane, con artisti costretti a perdere ore rispondendo a domande sempre uguali. Questo procedimento totalmente manuale costituiva un carico di lavoro notevole per tutti gli attori coinvolti: organizzatori, artisti e operatori di Stagend, con un grande rischio di errori e una estrema lentezza che faceva perdere opportunità.
La soluzione: un’AI che non solo risponde, ma orchestra
Il chatbot costruito da Ex Machina ribalta le regole del gioco: l’AI è al servizio del processo, non cerca di rispondere a qualsiasi costo.
Il sistema funziona così: quando arriva una domanda (“L’artista è disponibile il 28 ottobre?”), l’intelligenza artificiale non “pensa” alla risposta. Seleziona invece uno tra gli strumenti specifici a corredo del processo. Può interrogare le informazioni pubblicate dall’artista, il suo calendario, le canzoni suonate in altri contesti e molto altro ma, soprattutto, il suo compito principale è riconoscere l’intento dell’utente. Se sta chiedendo informazioni generiche, e il chatbot le trova, la risposta sarà immediata e fondata sui fatti. Se però l’utente esprime la volontà di chiudere il contratto, di modificare l’offerta o di cambiare qualche dettaglio già pattuito, allora il chatbot interagisce con il sistema di ticketing interno di Stagend, assicurandosi che l’artista o un operatore gestisca la richiesta con la giusta priorità (human-in-the-loop).
Il sistema funziona così: quando arriva una domanda (“L’artista è disponibile il 28 ottobre?”), l’intelligenza artificiale non “pensa” alla risposta. Seleziona invece uno tra gli strumenti specifici a corredo del processo. Può interrogare le informazioni pubblicate dall’artista, il suo calendario, le canzoni suonate in altri contesti e molto altro ma, soprattutto, il suo compito principale è riconoscere l’intento dell’utente. Se sta chiedendo informazioni generiche, e il chatbot le trova, la risposta sarà immediata e fondata sui fatti. Se però l’utente esprime la volontà di chiudere il contratto, di modificare l’offerta o di cambiare qualche dettaglio già pattuito, allora il chatbot interagisce con il sistema di ticketing interno di Stagend, assicurandosi che l’artista o un operatore gestisca la richiesta con la giusta priorità (human-in-the-loop).
Tecnologia al servizio dell’affidabilità
Il progetto si basa su Langchain4j integrato in Spring Boot. La scelta di un ecosistema Java-native garantisce stabilità e sicurezza: nessun dato interno o informazione sensibile viene mai esposta all’LLM. La strategia unificata include sia system prompt rigidi che impongono comportamento deterministico, sia un sistema di accessi che impedisce di accedere a informazioni estranee agli attori coinvolti nella conversazione. Una mandatory tool-first policy, e l’analisi della cronologia conversazionale per comprendere il contesto.
La filosofia Ex Machina in azione
Questo progetto incarna perfettamente l’approccio di Ex Machina alla tecnologia: non si tratta di sostituire l’essere umano, ma di liberarlo dal ripetitivo per concentrarsi sul valore reale. Un’intelligenza artificiale che sa quando farsi da parte non è meno intelligente. È più utile.
E in un mondo dove l’AI viene spesso vista come minaccia o come magia incomprensibile, costruire sistemi che lavorano con le persone invece che al posto delle persone fa tutta la differenza.
Il booking artistico automatizzato è solo l’inizio. Ogni volta che c’è un processo ripetitivo che sottrae tempo prezioso, c’è spazio per un’automazione sicura, affidabile e, soprattutto, umana nel senso più profondo del termine.
